GTD é o nome dado a uma metodologia de Gestão de Tarefas criada por David Allen, e descrita em um livro com esse mesmo nome. Se você se sente submerso por uma série de pequenas tarefas, se prende entre elas, as esquece ou não consegue priorizar, o método pode te ajudar. Se você tem a sensação de ter tantar tarefas a fazer que não sabe por onde começar, também deve avaliar se a GTD pode te ajudar – provavelmente sim.

A GTD não ajuda a resolver as tarefas, mas a organizá-las e remover a preocupação de sua mente.

O primeiro ponto interessante da metodologia é anotar tudo. Qualquer que seja o jeito ou a mídia, anote o que você se lembrar que tem de fazer. Ao anotar, você retira a preocupação de sua mente, pois sabe que não irá esquecer. Segundo Allen, o que estressa não é a execução da tarefa, mas a precupação de ter de resolver, a preocupação de não esquecer. Ao anotar, você libera sua mente para outras atividades mais nobres do que ser uma agenda. Ao anotar, boa parte do seu estresse se perderá.

Você pode usar qualquer coisa para anotar, mesmo um bloquinho simples de papel, ou seu smartphone. Habitue-se a ter sempre algo à mão para anotar.

O segundo ponto interessante é arrumar as pendências em um local único. Este ponto é fundamental. Não adianta andar com um monte de papéis e ficar perdido entre eles. Transcreva, organize e destrua as anotações originais.

Em uma etapa seguinte, ou ao mesmo tempo que organiza,classifique por contexto as pendências. Basicamente é uma divisão por local, mas não apenas. Há problemas que você resolve no escritório, outros em casa, outros no supermercado, ou na rua. fazendo dessa forma, quando estiver no supermercado, você irá tratar todas as pendências desse contexto. Isso diminui as tarefas que você pode tratar em um determinado momento.

Habitue-se a visitar e revisitar a lista de pendências. Habitue-se a resolver os pontos que estão anotados. De nada adianta organizar seus afazeres se você não os aborda para eliminá-los de sua lista. Antes de sair do trabalho, cheque as listas de outros contextos, por exemplo. Você poderá lembrar que deve passar na padaria, ou que seu filho tinha pedido para comprar pilhas. Dessa maneira, você pode organizar e otimizar o seu roteiro, poupando tempo e dinheiro.

Finalmente, para a execução das tarefas, sugiro utilizar as regras tradicionais, como alguma das 33 dias de produtividade, postadas aqui.

A versão original deste artigo encontra-se aqui.